Politique de confidentialité

Cette politique explique comment le Turtle Bay Lodge (exploité par Turtle Bay Resort, P.O. Box 325, Luganville, Espiritu Santo, Vanuatu) collecte, utilise et protège vos données personnelles. Elle couvre notre site web (www.turtlebaylodge.vu), notre application Guest Experience, notre assistant en ligne (chatbot) et votre séjour chez nous. Des questions ? Écrivez à stay@turtlebaylodge.vu.

1. Les données que nous collectons

• Demandes : lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, vos dates de voyage (facultatif) et votre message.
• Réservations : lorsque vous réservez, nous collectons votre nom, vos coordonnées, vos dates de séjour, le nombre de personnes, vos demandes particulières et vos informations de paiement. Les réservations en ligne passent par notre système de réservation Mews, et les paiements par carte sont traités par le prestataire de paiement. Nous ne conservons pas de numéros de carte complets sur notre site.
• Pendant votre séjour : votre compte (repas, boissons, activités), vos réservations d’activités et de location, vos certificats de plongée et formulaires médicaux, vos contrats de location de véhicule (y compris une copie de votre permis de conduire) et les restrictions alimentaires que vous nous communiquez.
• Application Guest Experience : les demandes envoyées via l’application (par exemple plongée, excursion, location, table ou transfert), y compris les informations saisies comme les détails de vol.
• Assistant en ligne (chatbot) : les questions que vous posez et les réponses données, que nous conservons pour améliorer nos informations. Merci de ne pas saisir d’informations personnelles sensibles dans le chat.
• Utilisation du site : des informations collectées automatiquement via des cookies et technologies similaires (voir section 4), comme les pages consultées, le type d’appareil et de navigateur et la localisation approximative.

2. Comment nous les utilisons

• Pour répondre à vos demandes et gérer votre réservation, votre séjour, vos paiements et les services demandés.
• Pour assurer votre sécurité et celle de nos clients (par exemple les exigences liées à la plongée et à la location de véhicules).
• Pour améliorer notre site, notre application et notre assistant, et comprendre les informations recherchées par nos clients.
• Pour mesurer l’efficacité de nos publicités et afficher des annonces pertinentes sur le Turtle Bay Lodge sur des plateformes comme Facebook, Instagram et Google (voir section 4).
• Pour vous envoyer notre newsletter et nos offres par e-mail (via Mailchimp), uniquement si vous y êtes abonné. Chaque e-mail contient un lien de désabonnement.
• Pour respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

3. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous les partageons uniquement avec les prestataires qui nous aident à faire fonctionner le lodge, et seulement dans la mesure nécessaire :

• Mews (réservations et gestion hôtelière) et nos prestataires de paiement par carte.
• SiteGround (hébergement du site et e-mail), WPForms (formulaire de contact) et Google Firebase (application Guest Experience).
• Cloudflare et Anthropic, qui font fonctionner notre assistant en ligne.
• Meta (Facebook/Instagram) et Google, pour la mesure publicitaire et les statistiques.
• Mailchimp (newsletter, pour les abonnés uniquement).
• Xero (comptabilité) et nos conseillers professionnels.
• Les opérateurs locaux d’excursions, de plongée et de transfert, lorsque vous nous demandez de réserver un service auprès d’eux (par exemple votre nom et le lieu de prise en charge).
• Les autorités publiques, lorsque la loi l’exige.

Certains de ces prestataires stockent des données hors du Vanuatu, notamment en Australie, aux États-Unis et dans l’Union européenne. Nous faisons appel à des prestataires reconnus qui protègent les données personnelles de manière appropriée.

4. Cookies, statistiques et publicité

Notre site utilise des cookies et des technologies similaires :

• Essentiels : nécessaires au fonctionnement du site, du choix de la langue et des formulaires.
• Statistiques : Google Analytics nous aide à comprendre comment les visiteurs utilisent le site.
• Publicité : le pixel Meta et la balise Google Ads mesurent si nos annonces génèrent des demandes, et nous permettent d’afficher des annonces aux personnes ayant visité notre site.
• Contenus tiers : les avis TripAdvisor intégrés, Google Maps et Google Fonts peuvent déposer leurs propres cookies ou collecter des données d’utilisation selon leurs propres politiques.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur, et gérer vos préférences publicitaires dans les paramètres de vos comptes Facebook et Google.

5. Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire :

• Dossiers de réservation, de paiement et de comptabilité (factures, comptes clients, reçus) : 7 ans, conformément aux obligations fiscales et commerciales de conservation.
• Formulaires clients tels que les formulaires médicaux de plongée et les contrats de location de véhicule (y compris les copies de permis) : 24 mois après votre séjour, ou plus longtemps s’ils concernent un incident ou une réclamation.
• Demandes, e-mails et conversations avec l’assistant en ligne : jusqu’à 24 mois.
• Données des abonnés à la newsletter : jusqu’à votre désabonnement.

Passé ces délais, nous supprimons ou anonymisons les informations.

6. Vos choix et vos droits

Vous pouvez nous demander d’accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous, de les rectifier ou de les supprimer, ou de cesser de les utiliser à des fins de marketing. Écrivez à stay@turtlebaylodge.vu ; nous vous répondrons sous 30 jours. Si vous résidez dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, vous disposez également de droits au titre du RGPD : droit d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité des données et droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement (par exemple pour les cookies publicitaires), vous pouvez le retirer à tout moment.

7. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos informations, notamment des connexions chiffrées (HTTPS), des prestataires reconnus et un accès limité au personnel qui en a besoin. Aucun service en ligne n’étant totalement sûr, contactez-nous immédiatement si vous pensez que vos informations ont été utilisées de manière abusive.

8. Enfants

Notre site ne s’adresse pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants en ligne. Nous ne détenons des informations sur des enfants dans le cadre d’une réservation que lorsqu’un parent ou tuteur nous les communique.

9. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La dernière version sera toujours disponible sur cette page, avec sa date de mise à jour.

10. Contact

Turtle Bay Lodge · P.O. Box 325, Luganville, Espiritu Santo, Vanuatu · +678 37988 · stay@turtlebaylodge.vu